Cześć, szukam metod, najlepiej informatycznych na obniżenie kosztów zarządzania biurem, a przede wszystkim nie chcę kompletować już u siebie papierowych dokumentów. Jakie znacie Państwo sposoby multimedialne na obniżenie kosztów prac biurowych?

Świetnie się pracuje na obiegu dokumentów przez przeglądarkę internetową. Masz spokój i dostępność z każdego komputera właściwie pod warunkiem nadania właściwych uprawnień.

Uwielbiam elektroniczne archiwa, bo obsłuży je nawet niewykwalifikowany pracownik, co pozwala wypracować solidne oszczędności.

Elektroniczny obieg dokumentów to moim zdaniem nie jest jakiś dodatek do życia przedsiębiorstwa, ale obecnie obowiązkowa sprawa, bez której człowiek nie ma szans przetrwać podczas poważniejszych kontroli.

Prowadzę biznes, w którym ogromną rolę odgrywa właściwe kompletowanie dokumentacji. Muszę analizować papiery praktycznie cały czas ze względu na wymagania unijne i związane ze strategią zarządzania ISO. Korzystam na co dzień z oprogramowania Sekretariat Archiwum dostępnego przez atsoftware.pl. Jestem zadowolony, bo przekształcanie dokumentów standardowych w cyfrowe wersje jest szybkie. Dostęp do archiwum mam z poziomu przeglądarki internetowej. Uprawnienia przypisuje się łatwo. Archiwum ma prosty, klasyczny podział, tzn. półki, segregatory, teczki w wersji multimedialnej. Odnalezienie najważniejszych papierów zajmuje kilka sekund. Mam nadzieję, że informacja się przyda. Pozdrawiam.

Powinni ogólnie zrobić w kraju tylko obieg papierowy dokumentów. Mam nadzieję, że papierowa dokumentacja zupełnie zniknie za kilka lat, bo generuje mnóstwo strat czasu.

Największym problemem w tradycyjnym modelu jest czas na wyszukiwanie dokumentów. Ja się zawsze bałem, że czegoś nie znajdę podczas kontroli. Archiwum online jest rozwiązaniem nie tylko bezpiecznym, ale przede wszystkim ogranicza „negatywne myśli”. Wszystkie papiery masz w jednym miejscu. Ja bym stawiał na rozwiązania dedykowane pod konkretny biznes.

Monitorowanie dokumentów pozwoliło mi po roku uprościć procedury i zbudować ogromne oszczędności na kontaktach z klientami. Wszystkie czynności związane z papierami praktycznie się zautomatyzowały. Chociaż inwestycja na początku była duża to i tak się zwróciła, więc warto.

Większość aplikacji możesz na życzenie spersonalizować i przede wszystkim przetestować na bezpiecznym gruncie. Nie kupuj od razu gotowca, tylko oceń, jakie w ogóle masz oczekiwania w stosunku do obiegu dokumentów w firmie.